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Inscription et informations pratiques
Inscription
Modalités d’inscription
Pour vous inscrire à l’ICMSS09 et aux activités sociales associées, vous êtes invités à remplir le module d’inscription en ligne sécurisé. Ceci constitue le mode préférentiel de paiement des frais d’inscription de la conférence ; il implique que vous fournissiez les identifiants de votre carte de crédit.
Vous pouvez également télécharger et imprimer le bulletin d'inscription dans la colonne de droite de la page web, puis le retourner complété à la Cité Internationale des Congrès.
Les frais d’inscription incluent * :
 l’accès à toutes les sessions scientifiques et tables rondes ;
les pauses-café du matin et de l’après-midi avec viennoiseries et rafraîchissements ;
le cocktail de bienvenue du dimanche 14 juin ;
les déjeuners (du 15 au 19 juin inclus)
les réceptions des lundi 15 et mardi 16 juin au soir ;
le programme et le recueil des résumés ;
les actes de la conférence.
Les frais d’inscription ne comprennent pas :
l’excursion du mercredi après-midi 17 juin, le dîner de gala du jeudi soir. 18 juin, l’hébergement.
Ces prestations optionnelles font l’objet d’une inscription différenciée et de frais supplémentaires.
Les étudiants peuvent bénéficier d’un tarif réduit sous réserve qu’ils soient contributeurs d’une
présentation et qu’ils adressent au secrétariat de la conférence une confirmation de leur statut
d’étudiant.
Ce tarif réduit ne comprend pas : les réceptions des lundi 15 et mardi 16 juin au soir, l’excursion du mercredi après-midi 17 juin, le dîner de gala du jeudi soir 18 juin et l’hébergement. Ces prestations optionnelles font l’objet d’une inscription différenciée et de frais supplémentaires.
Les personnes accompagnantes peuvent s’inscrire à la carte aux activités proposées aux congressistes : plus de renseignements en page Activités festives et excursions touristiques.
Un tarif d’inscription à la journée est également disponible.
Tous les tarifs d’inscription sont exprimés en euros TTC (€) (TVA 19,6%).
Les frais d’inscription sont plus élevés après le 16 mars 2009 : voir dates à retenir et échéances.
Les inscriptions demandées après le 1er mai 2009 ne pourront être effectuées qu’au bureau d’enregistrement pendant la conférence.
Toutes les inscriptions seront confirmées par courriel, avec la facture correspondante, une fois le paiement reçu.
La réservation de votre hôtel vous est proposé, à partir du module d’inscription en ligne, à la suite de l’inscription à la conférence, ou à partir du bulletin d'hébergement disponible dans la colonne de droite de la page web..
Pour tout paiement par mandat administratif, il vous est demandé de conserver avec vous une copie du mandat.
Annulation
Les annulations et les modifications d’inscription à la conférence devront être adressées par fax à la Cité Internationale des Congrès au + 33 (0)2 51 88 22 91.
- Annulation avant le 1er mai 2009 : remboursement de la somme versée déduction faite de 120 euros pour frais de gestion de dossier.
- Annulation après le 1er mai 2009 : pas de remboursement sauf en cas de force majeure justifiée.
Les remboursements seront effectués après la conférence.
Seules les demandes d'annulation effectuées par lettre ou télécopie, au plus tard 10 jours avant la date d'arrivée prévue, permettent le remboursement des arrhes versées, déduction faite de 10 euros par chambre, pour frais de gestion.
Assurance
Il est recommandé aux participants à la conférence de souscrire une assurance voyage couvrant les dépenses médicales, les accidents, les pertes ou vols d’objets, etc. Les organisateurs de la conférence déclinent toute responsabilité en la matière.
Passeports et visas
Tous les visiteurs étrangers entrant en France doivent être en possession d’un passeport valide, à l’exception des ressortissants de l’Union Européenne. Ces derniers devront être en possession d’une pièce d’identité valide. Les exigences de visa peuvent varier d’un pays à l’autre. Il est conseillé de vérifier ces exigences auprès de votre agence de voyage au moment de la réservation de votre voyage. Si nécessaire, les demandes de visas doivent être adressées à l’Ambassade de France, au Consulat ou à la mission diplomatique du pays d’origine.
Informations pratiques
Dates à retenir et échéances
Dates de la conférence : du 14 au 19 juin 2009
Inscription et soumission des résumés pour les communications : à partir du 23 juin 2008
Echéance de la soumission des résumés : 15 décembre 2008 inclus
Notification de sélection des auteurs de résumés : 1er février 2009
Tarif inscription précoce : jusqu’au 15 mars 2009 inclus
Tarif inscription normale : du 16 mars au 29 avril 2009 inclus
Tarif inscription tardive : à partir du 30 avril 2009
Echéance de la réservation de l’hôtel en ligne : 11 mai 2009 inclus
Echéance de l’inscription en ligne et par courrier : 1er juin 2009 inclus
Localisation de la conférence
Cité Internationale des Congrès Nantes-Métropole
5 rue de Valmy
BP 24102
44041 NANTES CEDEX 1
France
www.congres-nantes.fr
Langue de la conférence
Anglais
Contacts utiles
Pour les questions concernant le contenu scientifique (thématiques, résumés, communications, etc.), contactez le secrétariat de la conférence :
icmss09@ifremer.fr
Tel : +33 (0)2 40 37 41 92
Fax : +33 (0)2 40 37 40 73
Pour les questions pratiques concernant le programme des activités festives et des excursions, le programme réservé aux personnes accompagnantes, les repas, contactez l’organisateur Gens d’Evènement :
icmss09@gensdevenement.com
Tel : +33 (0)2 28 24 88 34
Fax : +33 (0)2 28 24 88 32
Pour les questions concernant les modalités d’accueil et d’inscriptions et l’hébergement, contactez la Cité des Congrès :
registration@congres-nantes.fr
Fax : +33 (0)2 51 88 22 91
Accès internet
La Cité Internationale des Congrès est équipée en Wifi pour vous offrir un accès internet ADSL Haut Débit. Votre ordinateur doit être équipé d’une carte Wifi.
Badges
Tous les participants doivent porter leur badge pour avoir accès aux bâtiments de la conférence. Il leur est recommandé de porter leur badge de façon visible pendant les sessions scientifiques et les activités sociales.
Certificats de participation
Sur demande, des certificats de participation à la conférence seront délivrés au bureau d’inscription.
Devises et change
La monnaie officielle en France est l’euro (€).
Les banques sont ouvertes du lundi au vendredi de 09H à 17H ; certaines également le samedi matin.
Climat
Juin correspond au début de l’été en France. La température moyenne à Nantes en juin est
généralement de 20-22°C.
Normes électriques
Le courant électrique en France est de 220 V.
Commerces et shopping
La plupart des magasins sont ouverts du lundi au samedi de 9 H à 19 H.
Se rendre à Nantes
Par avion :
 Paris est à 1 heure de Nantes avec 4 vols quotidiens.
L’aéroport de Nantes propose 60 destinations nationales et internationales, avec des vols réguliers directs vers Londres, Milan, Genève, Madrid, Nottingham, Shannon, Casablanca et vers plusieurs autres capitales européennes en moins de 2 heures.
La navette Tan Air relie la Cité Internationale des Congrès à l’Aéroport de Nantes-Atlantique en 15 minutes environ.
www.nantes.aeroport.fr
En train :
 21 trains à grande vitesse (TGV) quotidiens permettent à Nantes d’être à 2 heures seulement de Paris (départs de la gare de Paris-Montparnasse toutes les demi-heures en période de pointe).
2 trains directs relient quotidiennement Nantes à l’aéroport Roissy-Charles de Gaulle.
La Gare TGV est située à 5 minutes à pied de la Cité des Congrès.
www.sncf.com
Par la route :
Des autoroutes relient Nantes à Paris et Bordeaux, et des voies rapides relient Brest, Rennes et Poitiers au périphérique nantais.
En 2005, Nantes a reçu le premier prix dans le cadre de la semaine de la Mobilité Européenne en
récompense de l’investissement de la ville de Nantes en matière de déplacements urbains.
Si vous vous rendez à la conférence en voiture, le parking sous-terrain “Jules Verne” de la Cité
Internationale des Congrès est facile d’accès et offre 500 places de parking.
Hôtels à Nantes
 Nantes propose un large choix d’hôtels, de l’hôtel de standing international à l’hôtel plus classique ou plus typique, dans le centre ville ou en périphérie, pour un total de plus de 5000 chambres.
Hôtels 4 étoiles: 196 chambres
Hôtels 3 étoiles: 1 420 chambres
Hôtels 2 étoiles: 1 827 chambres
Les informations concernant les réservations d’hôtels sont disponibles au moment de l’inscription, à partir du module d’inscription en ligne sécurisé.
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